Rechnungen digital: Stadt Münster verarbeitet sie vollständig digital
Drei städtische Pilot-Ämter starten mit neuer Software / Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungssteller
Münster (SMS) Seit 2020 nimmt die Stadt Münster alle Arten von digitalen Rechnungen entgegen, eine EU-Richtlinie sieht das so vor. Seit Mittwoch, 19. Januar, bearbeitet die Stadtverwaltung diese Rechnungen auch intern vollständig digital – zunächst in drei Pilotämtern. Das Amt für Immobilienmanagement, die Stadtbücherei und das Personal- und Organisationsamt machen den Anfang.
„Wir schaffen damit medienbruchfreies Arbeiten und erhöhen die Transparenz für alle Beteiligten“, erläutert Stadtkämmerin Christine Zeller als zuständige Dezernatsleiterin diesen Umstellungsprozess. Gleichzeitig helfe dieser Schritt zur Digitalisierung auch dabei, mit der Corona-Situation besser umgehen zu können. „Digitale Rechnungen lassen sich von jedem Arbeitsplatz aus bearbeiten – ob im Büro in der Stadtverwaltung oder im Home-Office.“
Druck- und Portokosten werden eingespart
Als technische Grundlage für die digitale Rechnungsbearbeitung hat die Stadt im vergangenen Jahr eine Software über eine EU-weite Ausschreibung ausgewählt. Den jetzigen Start des Systems hat das Amt für Finanzen und Beteiligungen gemeinsam mit dem Softwareunternehmen und dem städtischen IT-Dienstleister citeq intensiv vorbereitet – unterstützt von den Pilot-Ämtern.
Das Digitalisierungsprojekt ist nicht nur für die Stadtverwaltung von Vorteil: „Digitale Rechnungen lassen sich leicht erstellen und zügig an die Stadt schicken“, sagt Frank Möller, Leiter des Amtes für Finanzen und Beteiligungen. Rechnungssteller profitieren darüber hinaus, weil sie Druck- und Portokosten sparen. Auch deshalb geht die Stadtverwaltung davon aus, dass von den rund 120.000 Rechnungsbelegen, die sie jährlich bearbeitet, kurzfristig eine deutliche Anzahl rein digital eingehen wird. Hierfür hat die Stadtverwaltung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet – rechnung@stadt-muenster.de.
Digitales Archiv ersetzt Aktenordner
Damit werden Papierrechnungen wohl bald der Vergangenheit angehören. Bis dahin scannt die Stadt die Papierrechnungen bei Posteingang, so dass auch für dieses Eingangsformat eine rein digitale Weiterbearbeitung sichergestellt ist. Die 800 Aktenordner, die bislang jährlich mit den Papierrechnungen gefüllt wurden, sind dann ebenfalls Geschichte, sie werden durch ein digitales Archiv ersetzt.
Bis ins nächste Jahr hinein werden schrittweise alle Ämter und Eigenbetriebe der Stadt auf die digitale Rechnungsbearbeitung umgestellt. Den Ausblick auf diese Digitalisierung darauf gibt die Stadtkämmerin bereits heute: „2023 werden wir verwaltungsweit den Rechnungsprozess vollständig digital durchführen und damit unserem Ziel, digitale Prozesse nach innen und außen zu fördern, ein gutes Stück nähergekommen sein. Dazu nutzen wir neben bekannten Formaten wie PDF-Dokumenten auch vollständig maschinenlesbare strukturierte Dateiformate. Das vereinfacht den Rechnungsprozess auf beiden Seiten – Rechnungsstellung und Rechnungsbearbeitung – nochmals enorm.“
